Telekonferenca

​

Telekonferenca predstavlja alternativo običajnim delovnim sestankom, poslovnim razgovorom, znanstvenim in drugim oblikam posvetovanj in srečanj.

Telekonferenca je storitev, ki omogoča sočasno telefonsko komunikacijo dveh ali več udeležencev, ki so na različnih lokacijah v Sloveniji ali v tujini. Telekonferenca zagotavlja enostavno izkoriščanje prednosti in koristi telefonskih konferenčnih zvez, vključno s povečanjem medsebojnega sodelovanja in boljše komunikacije.

Ključne prednosti:

  • zmanjšanje števila potovanj,
  • znižanje stroškov prevozov,
  • ne potrebujete prostorov,
  • prihranek časa,
  • povečanje učinkovitosti poslovanja.

Storitev je na voljo vsem, ki imate sklenjeno naročniško razmerje PSTN, ISDN ali Centreks.

Komu je namenjena?

Storitev je namenjena vsem, ki želite hkrati komunicirati z več sodelavci znotraj podjetja, s poslovnimi partnerji ali svojimi strankami doma ali v tujini. Uporabite jo lahko za poslovne sestanke, kratke koordinacije, logistično podporo pri določenih projektih ali prodajo storitev prek telefona.

Storitev je zelo uporabna tudi za medije, ki želijo popestriti kontaktne oddaje in sočasno vključiti več sodelujočih.

S telekonferenco upravljate prek posebnega WEB grafičnega vmesnika. Tako je mogoča enostavna integracija v obstoječi poslovni proces.

Način vzpostavitve zveze

Tako sklicatelj kot tudi drugi uporabniki lahko dostopajo do telekonference na več načinov. Upoštevati je treba le, da mora sklicatelj prvi začeti telekonferenco. Zveza s telekonferenco se lahko vzpostavi s klicem:

  • s spletnega vmesnika telekonference;
  • na številko 19819, kamor kličejo uporabniki omrežja Telekoma Slovenije;
  • na številko 01 309 93 96, kamor kličejo uporabniki drugih domačih omrežij;
  • na številko 00386 1 309 93 96, kamor kličejo uporabniki iz tujine.
Potek telekonference

Vzpostavitev telekonference s klicanjem udeležencev

Sklicatelj se prijavi v spletni vmesnik telekonference z uporabo svoje uporabniške številke in gesla. Iz osebnega imenika prenese v polje telekonferenca vse osebe, ki jih želi povezati v telekonferenco, nato pritisne gumb za začetek.

Sistem telekonference najprej pokliče sklicatelja in potem, če je zveza s sklicateljem uspešno vzpostavljena, še druge udeležence.

Sklicatelj in udeleženci ob javljanju v telekonferenco slišijo pozdravno najavo in kratek pisk, ki jih opozori, da so vstopili v telekonferenco.

Sklicatelj telekonference lahko spremlja prisotnost in stanje vsakega udeleženca prek spletnega vmesnika, kjer podaja njihovo stanje obarvanost pravokotnikov z imeni udeležencev. Med potekom telekonference lahko sklicatelj vse ali posamezne udeležence telekonference utiša ali jim vključi mikrofon.

Mogoča je tudi postopna gradnja telekonference. V primeru, da želi sklicatelj med potekom telekonference vključiti še kakšno osebo, jo lahko s pomočjo spletnega vmesnika pokliče in vključi v telekonferenco.

Telekonferenca se zaključi, ko sklicatelj prekine svojo telefonsko zvezo s telekonferenco. Sklicatelj lahko zaključi telekonferenco tudi prek spletnega vmesnika. Ob zaključku telekonference vsi sodelujoči slišijo obvestilo o zaključku telekonference in zahvalo za sodelovanje.

Po končani telekonferenci sklicatelj na svoj elektronski naslov prejme poročilo o opravljeni telekonferenci. Poročilo vsebuje ime sklicatelja, imena udeležencev, telefonske številke, čase in načine vstopov v telekonferenco ter čase odjav iz telekonference.

Obveščanje udeležencev

Sklicatelj telekonference lahko prek spletnega vmesnika pošlje SMS-sporočilo ali e-pošto udeležencem telekonference.

Obveščanje poteka v dveh korakih:

  1. Sklicatelj mora v imenik vnesti kontaktne podatke udeležencev. Podatke je treba vnesti samo enkrat, naslednjič ostanejo shranjeni.
  2. Ko so kontaktni podatki vpisani, lahko sklicatelj pošilja sporočila udeležencem prek spletnega vmesnika.

    Najprej sklicatelj prenese seznam vseh udeležencev, ki bodo prejeli obvestilo, iz polja Imenik v polje Telekonferenca s klikom na ikono Dodaj osebo telekonferenci. Nato pritisne gumb Obveščanje. V oknu, ki se odpre, vpiše želeno sporočilo in pritisne gumb Pošlji.

Nekaj nasvetov za uspešno telekonferenco

Pred telekonferenco
  • Pripravite si dnevni red, da bo vaš sestanek učinkovit.
  • Posredujte udeležencem, ki bodo klicali v sistem, njihovo uporabniško številko, datum in uro začetka telekonference.
  • Opozorite udeležence, da boste začeli točno.
Med telekonferenco
  • Preverite vse udeležence.
  • Prosite udeležence, naj govorijo naravno, se predstavijo in pustijo drugim možnost komentarjev.
  • Spodbujajte udeležence k razpravi.
  • Utišajte mikrofone oseb, kadar ima posameznik besedo. Izogibajte se aktiviranju funkcije na čakanju. Glasba na čakanju lahko moti preostale udeležence.
  • Jasno povzemite naslednje korake, roke in aktivnosti.
  • Dogovorite se za naslednji sestanek, ko so še vsi udeleženci telekonference prisotni.
Po telekonferenci
  • Povzemite ključne odločitve in aktivnosti.
Zaračunavanje
  • Uporaba telekonference se zaračuna tistemu, ki je izvedel klic, s katerim se je vključil v telekonferenco.
  • Vsi stroški uporabe telekonference uporabnikov, ki jih sklicatelj kliče prek spletnega vmesnika telekonference, se beležijo sklicatelju. Sem spadajo stroški telekonference in stroški klicev.
  • Uporabnik, ki kliče v sistem telekonference na številko 19819, plača strošek klica in strošek telekonference.
  • Uporabnik, ki kliče v sistem telekonference na številko 01 309 93 96, plača strošek klica, medtem ko strošek telekonference plača sklicatelj telekonference.