Potek telekonference

Vzpostavitev telekonference s klicanjem udeležencev

Sklicatelj se prijavi v spletni vmesnik telekonference z uporabo svoje uporabniške številke in gesla. Iz osebnega imenika prenese v polje telekonferenca vse osebe, ki jih želi povezati v telekonferenco, nato pritisne gumb prični telekonferenco.

Sistem telekonference najprej pokliče sklicatelja in potem, če je zveza s sklicateljem uspešno vzpostavljena, še ostale udeležence.

Sklicatelj in udeleženci slišijo ob javljanju v telekonferenco pozdravno najavo in kratek pisk, ki jih opozori, da so vstopili v telekonferenco.

Sklicatelj telekonference lahko spremlja prisotnost in stanje vsakega udeleženca preko spletnega vmesnika, kjer podaja njihovo stanje obarvanost pravokotnikov z imeni udeležencev. Med potekom telekonference lahko sklicatelj vse ali posamezne udeležence telekonference utiša ali jim vključi mikrofon.

Možna je tudi postopna gradnja telekonference. V primeru, da želi sklicatelj med potekom telekonference vključiti še kakšno osebo, jo lahko s pomočjo spletnega vmesnika pokliče in vključi v telekonferenco.

Telekonferenca se zaključi, ko sklicatelj prekine svojo telefonsko zvezo s telekonferenco. Sklicatelj lahko zaključi telekonferenco tudi preko spletnega vmesnika. Ob zaključku telekonference slišijo vsi sodelujoči obvestilo o zaključku telekonference in zahvalo za sodelovanje.

Po končani telekonferenci prejme sklicatelj na svoj elektronski naslov poročilo o opravljeni telekonferenci. Poročilo vsebuje ime sklicatelja, imena udeležencev, telefonske številke, čase in načine vstopov v telekonferenco in čase odjav iz telekonference.

Obveščanje udeležencev

Sklicatelj telekonference lahko preko spletnega vmesnika pošlje SMS sporočilo ali elektronsko pošto udeležencem telekonference.

Obveščanje poteka v dveh korakih.

1. Sklicatelj mora vnesti kontaktne podatke udeležencev.

To lahko stori na dva načina:

• Pri dodajanju novih oseb v "Imenik", tako da izpolni polji "Št. mobilnega tel."  in/ali "E-poštni naslov"
• Obstoječim osebam, ki so že v polju "Imenik",  lahko spremeni oz. dopolni podatke na ikoni "spremeni podatke o osebi".

 Sklicatelj mora podatke vnesti samo enkrat, naslednjič ostanejo shranjeni.

2. Ko so kontaktni podatki vpisani, lahko sklicatelj pošilja sporočila udeležencem preko spletnega vmesnika.

Najprej prenese sklicatelj vse udeležence, kateri bodo prejeli obvestilo, iz polja "Imenik" v polje "Telekonferenca" s klikom na ikono "dodaj osebo telekonferenci". Nato pritisne gumb "Obveščanje". V oknu, ki se odpre, vpiše želeno sporočilo in pritisne gumb "Pošlji".

 Sporočilo bo poslano vsem udeležencem, ki so v polju "Telekonferenca", na vsak vneseni kontaktni naslov (št. mobilnega telefona in/ali elektronsko pošto).